Đằng sau mỗi một đơn hàng được vận chuyển đến người nhận nhanh chóng và chính xác là cả một quy trình fulfillment. Vậy một quy trình fulfillment bao gồm những gì và chi tiết hoạt động như thế nào thì hãy cùng Allship theo dõi nội dung trong bài viết dưới đây.
Tổng quan về quy trình fulfillment
Một quy trình fulfillment cơ bản sẽ thay nhà bán hàng xử lý và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng một cách chính xác từ khâu nhập kho, lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng cho đến đóng gói hàng hóa cuối cùng là vận chuyển đến người nhận hàng và xử lý khiếu nại, đơn hàng hoàn trả. Những hoạt động trong quy trình hoàn tất đơn hàng được diễn ra như thế nào sẽ tùy thuộc vào dịch vụ mà đơn vị fulfillment cung cấp hoặc nhà bán hàng lựa chọn dịch vụ. Vì vậy để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của quy trình fulfillment thì bạn hãy xem tiếp phần dưới đây nhé.
Xem thêm: Fulfillment là gì? Tổng hợp thông tin chi tiết dịch vụ fulfillment
Các bước trong quy trình fulfillment và cách thức hoạt động
1. Tiếp nhận hàng hóa từ người bán
Bước đầu tiên trong quy trình fulfillment đó là tiếp nhận hàng hóa từ người bán. Đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment sẽ kiểm tra thông tin, số lượng và chất lượng sản phẩm được cung cấp sau đó tiến hành nhập hàng hóa và lưu kho.
Ở đây, người bán có thể là công ty, doanh nghiệp, nhà sản xuất có lượng hàng hóa sẵn. Hoặc có thể người bán sẽ không sở hữu sản phẩm, hàng hóa mà chỉ đưa thông tin đơn hàng đã được đặt từ khách hàng chuyển đến cho đơn vị fulfillment và họ sẽ xử lý cũng như hoàn tất những đơn hàng này thay cho nhà bán hàng.
2. Lưu kho và quản lý hàng tồn kho
Khi đã kiểm kê và đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa với người bán thì tiếp theo quy trình sẽ là sắp xếp sản phẩm, bố trí hàng hóa lên kệ trong kho theo trình tự và sắp xếp một cách khoa học để khi cần thì dễ dàng tìm kiếm hơn. Ở bước này, đơn vị fulfillment sẽ cần phải phân loại hàng hóa theo tính chất sản phẩm như cần bảo quản như nhiệt độ, môi trường và ánh sáng để có thể đảm bảo sản phẩm được an toàn trong khoảng thời gian chờ đợi để được vận chuyển.
Bên cạnh đó, đơn vị fulfillment sẽ thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ hàng hóa để quản lý và kiểm soát những mặt hàng có số lượng ít cần được bổ sung thêm, hay là mặt hàng đã được lưu trữ lâu dẫn đến hư hỏng hoặc sắp hết hạn cần được xử lý. Từ đó, đơn vị fulfillment có thể thông báo kịp thời đến người bán nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý với những mặt hàng này.
3. Xử lý đơn hàng theo thông tin
Khách hàng sẽ đặt hàng qua các kênh bán hàng như Website, Facebook, Zalo, Instagram, TikTok, … hoặc trên sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Shopify, Tiki, Tiktok Shop,… của người bán.
Khi này, người bán nhận đơn hàng của khách hàng đã đặt và bàn giao thông tin đơn hàng cho đơn vị fulfillment. Nhân viên của đơn vị fulfillment xác nhận lại đơn hàng với người bán hàng, hay người đặt hàng và sẽ lấy chính xác từng loại sản phẩm trên kệ trong kho, đúng số lượng hàng hóa theo mỗi thông tin đơn hàng đã tiếp nhận.
4. Đóng gói hàng hóa
Sau khi lấy đủ sản phẩm, hàng hóa theo đơn hàng đã xong thì nhân viên fulfillment sẽ tiếp tục đến bước đóng gói hàng hóa theo một quy trình đóng gói tiêu chuẩn, theo tính chất sản phẩm (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh, hàng điện tử, …) và theo yêu cầu đóng gói của khách hàng. Cuối cùng là niêm phong hàng hóa chắc chắn và dán nhãn thông tin đơn hàng.
Đơn vị sở hữu quy trình fulfillment chuyên nghiệp sẽ có những quy chuẩn và giám sát chặt chẽ trong khâu đóng gói hàng hóa. Nhằm mang đến sự yên tâm về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm đến nhà bán hàng và nhà cung cấp hàng hóa, tránh trường hợp, hàng hóa bị thất thoát, đơn hàng bị thiếu sót hay không được đóng gói cẩn thận, kỹ càng.
Xem thêm: Cách đóng gói hàng hóa nhanh chóng cho shop mới kinh doanh online
5. Chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp
Khi đã hoàn tất việc đóng gói đơn hàng, các đơn hàng sẽ được phân loại theo phương tiện, dịch vụ vận chuyển. Ví dụ: đơn hàng cồng kềnh sẽ được chọn phương tiện vận chuyển thích hợp là xe van, xe tải; đơn hàng nặng thì cần công cụ hỗ trợ bốc xếp hàng như pallet, xe nâng, … hoặc đơn hàng ở xa khách hàng chọn dịch vụ giao nhanh, đơn hàng nội tỉnh khách hàng chọn giao tiết kiệm, đơn nội thành khách hàng muốn giao hàng hỏa tốc, …
Sau khi đã lựa chọn phương tiện, dịch vụ vận chuyển hợp lý các đơn hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển hàng hóa.
6. Giao hàng đến người nhận
Vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng là bước kế cuối trong quy trình fulfillment. Nhiệm vụ của người bán ở bước này đó là thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng và thông báo đến người nhận để họ có thể nắm bắt thông tin lộ trình đơn hàng kịp thời cũng như thời gian nhận hàng. Đồng thời, thường xuyên theo dõi lộ trình đơn hàng cũng giúp nhà bán hàng và đơn vị fulfillment dễ dàng xử lý đơn hàng kịp thời nếu có xảy ra vấn đề.
7. Chăm sóc khách hàng và xử lý hàng trả
Bước cuối cùng trong quy trình fulfillment là xử lý hàng hoàn trả và chăm sóc khách hàng sau mua. Những đơn hàng khiếu nại như hư hỏng hóa, mất cắp hàng hóa trong quá trình vận chuyển sẽ được nhân viên xử lý một cách thỏa đáng và đền bù theo như chính sách đã được đề ra. Bên cạnh đó, đơn vị fulfillment sẽ tiếp nhận những đơn hàng hoàn trả và tiến hành xử lý hàng hóa.
Xem thêm: Lưu ý xử lý đơn hàng hoàn trả hiệu quả cho shop online 2024
Công cụ hỗ trợ quản lý và thực hiện quy trình fulfillment
Khi sử dụng dịch vụ fulfillment, bạn sẽ cần biết đến những công cụ hỗ trợ quản lý và kiểm soát quy trình fulfillment như sau:
– Hệ thống quản lý đơn hàng
Khi sử dụng công cụ phần mềm quản lý đơn hàng, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tình trạng, thống kê đơn hàng trong thời gian thực, chuyên nghiệp hơn trong quy trình vận hành và tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi theo dõi những đơn hàng 1 cách tập trung và tổng quan hơn.
Với chức năng tìm kiếm, sắp xếp danh sách hóa đơn và cập nhật đơn hàng tự động, phần mềm quản lý đơn hàng còn có thể giúp bạn tự động kết nối với đối tác vận chuyển phù hợp.
– Hệ thống quản lý kho hàng
Với công cụ này, bạn sẽ quản lý và kiểm soát được lượng hàng hóa tồn kho, lượng hàng hóa cần bổ sung, những đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho còn giúp bạn tối ưu việc bố trí sắp xếp sản phẩm lên kệ và không gian, vị trí kho hàng sao cho hợp lý.
– Công nghệ Barcode (mã vạch) và RFID
Barcode (mã vạch) là hình thức mã hóa thông tin trực quan, được thể hiện bằng các vạch đen và có khoảng trắng có độ rộng khác nhau trên bề mặt sản phẩm. Với công nghệ này, máy móc dễ dàng đọc thông tin sản phẩm chính xác một cách nhanh chóng mà không cần phải nhập liệu thủ công.
RFID (Radio Frequenlcy Identification) là công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến trong phạm vi hoạt động. Nó được cấu tạo bởi 2 thành phần chính là thiết bị đọc và thiết bị phát mã có gắn chip. Công nghệ này được ứng dụng để dễ dàng nhận thấy thiết bị khi đi qua cửa kiểm soát và phát ra cảnh báo tránh mất cắp hàng hóa.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình fulfillment
- Quản lý hàng tồn kho: Nếu hàng hóa không được thường xuyên kiểm tra để bổ sung, xử lý hàng hư hỏng, sắp hết hạn kịp thời thì sẽ dẫn đến các đơn đặt hàng bị ngưng đọng vì thiếu hụt hàng hóa. Vậy để quy trình fulfillment diễn ra hiệu quả tốt nhất thì đơn vị fulfillment cần phải thường xuyên kiểm tra và liên hệ đến nhà cung cấp hàng hóa kịp thời để nhanh chóng xử lý số lượng và chất lượng hàng hóa.
- Cơ sở vật chất, nguồn nhân lực: quy trình fulfillment diễn ra cần có rất nhiều về nguồn lực cũng như là cơ sở vật chất để có thể hoạt động một cách tốt nhất
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng: khi tư vấn rõ ràng về dịch vụ cho khách hàng và hiểu được mong muốn của khách hàng thì quy trình fulfillment sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Do đó, doanh nghiệp và đơn vị fulfillment cần trao đổi rõ ràng cũng như hiểu mong muốn của nhau để có thể tăng hiệu quả quy trình fulfillment tốt nhất.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận: khi các bộ phận phối hợp với nhau một cách chặt chẽ, thống nhất thì quy trình fulfillment sẽ diễn ra hiệu quả hơn hết.
Kết luận
Trên đây là những nội dung thông tin về quy trình fulfillment bao gồm các bước trong quy trình, cách thức hoạt động, công cụ hỗ trợ cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình. Ngoài ra, các đơn vị cần phải luôn nghiên cứu để cải thiện quy trình cũng như áp dụng công nghệ để đổi mới tối ưu và mang đến sự tiện lợi cho doanh nghiệp và nhà cung cấp hàng hóa.
Quy trình fulfillment là hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thị trường thương mại điện tử đang tăng tốc như hiện nay. Để có thể phát triển và đứng vững trên thị trường thương mại điện tử cạnh tranh khốc liệt thì mỗi một đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment và nhà bán hàng, doanh nghiệp và nhà sản xuất cần phải luôn sáng suốt, nghiên cứu và xem xét cẩn thận những điều khoản, nội dung một cách kỹ càng trước khi ký kết hợp đồng.
Nếu còn thắc mắc hay nhu cầu về dịch vụ vận chuyển thì bạn đừng ngần ngại mà hãy liên hệ Allship ngay bạn nhé. Allship luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và tư vấn dịch vụ giao hàng toàn quốc ưu đãi phù hợp với bạn một cách nhanh nhất.
Không tìm thấy schema.
Việc nắm rõ thời gian làm việc của shipper Shopee Express giúp cho người bán hàng cũng như người mua ...
Mua sắm online ngày càng thịnh hành đi đôi với việc các công ty giao hàng ra đời ngày càng ...
Đơn vị giao hàng nào đang có cước phí rẻ nhất? Đó luôn là vấn đề của các chủ shop ...
Nếu bạn là người mới kinh doanh thì chắc chắn, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển cực kỳ quan ...
