Đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc trong khi vận chuyển giao hàng toàn quốc là vấn đề không thể tránh khỏi đối với các shop kinh doanh online. Vấn đề này gây ra ảnh hưởng như thế nào đến shop, cách xử lý tình huống ra sao và cần phải làm gì để hạn chế được tình trạng đơn hàng bị hư hỏng, thất lạc thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc ảnh hưởng đến shop như thế nào?

Đơn hàng bị hư hỏng, thất lạc ảnh hưởng đến shop online

Những đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc trong quá trình vận chuyển sẽ tạo ra những ảnh hưởng nhất định đến độ uy tín của shop cũng như hoạt động kinh doanh của shop. Nếu không xử lý và giải quyết kịp thời thì vấn đề tưởng chừng nhỏ bé này sẽ dẫn đến ảnh hưởng rất lớn đối với shop và hoạt động kinh doanh online. Một số ảnh hưởng kể đến như sau:

Đơn hàng bị thất lạc sẽ dấn đến quá trình tra cứu và tìm kiếm thông tin đơn hàng mất nhiều thời gian. Chưa kể đến thông tin không chính xác hay không rõ ràng sẽ càng mất thêm thời gian tra cứu thậm chí đơn hàng thất lạc có thể xảy ra tình trạng mất đơn hàng. Dẫn đến quy trình giao hàng bị trì hoãn và chậm trễ, không đúng chuẩn theo thời gian như đã dự kiến hay cam kết. Điều này khiến cho khách hàng cảm thấy thất vọng, tụt hứng mua hàng và sẽ không quay lại mua hàng.
Khi khách hàng nhận được được đơn hàng bị hư hỏng, đầu tiên khách hàng sẽ phàn nàn và khiếu nại trực tiếp đến shop bạn. Mặc dù chưa biết lỗi do bên nhà bán hàng online hay do bên đơn vị vận chuyển, nếu không kịp thời xử lý nhanh chóng và hợp lý sẽ làm cho khách hàng có thái độ khó chịu, không hài lòng đến thương hiệu của nhà bán hàng online. Đồng thời shop sẽ tốn thêm chi phí và thời gian chuẩn bị hàng hóa để gửi lại cho khách hàng. Cho dù xác định được lỗi do đơn vị vận chuyển làm đơn hàng bị hỏng thì shop cũng sẽ mất nhiều thời gian để chờ đợi thủ tục cũng như quy trình giải quyết tình trạng đơn hàng đang gặp phải gây giảm hiệu suất cho shop.
Đặc biệt, đối với những khách hàng khó tính, khi họ đang mong chờ đơn hàng cho bất kỳ mục đích nào đó nhưng đơn hàng bị hư hỏng do đóng gói sơ xài không đúng quy chuẩn hoặc đơn hàng bị thất lạc nhưng xử lý quá lâu. Những vị khách hàng khó tính này có thể để lại những đánh giá, nhận xét và truyền tai đến người khác không tốt về sản phẩm hay khâu đóng gói dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực về thương hiệu shop gây ấn tượng xấu trong lòng các khách hàng trước khi quyết định mua hàng của shop.

Xem thêm: Gợi ý TOP 6 công ty giao hàng toàn quốc uy tín nhất 2024

Cách xử lý đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc dành cho chủ shop

Chủ shop cần suy nghĩ thật cẩn trọng và thực hiện từng bước xử lý cẩn thận để giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và hiệu quả khi phải đối mặt với tình trạng đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc như sau:

Bước 1: Kiểm tra đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc

Đối với đơn hàng bị thất lạc:

Đầu tiên, chủ shop cần check lại thông tin vận đơn bao gồm địa chỉ gửi và nhận hàng, thông tin liên hệ và mã vận đơn đều chính xác. Kiểm tra một cách cẩn thận và kỹ càng để thông báo với đơn vị vận chuyển để xem đơn vị đã được ghi nhận và di chuyển hàng hóa đến đâu trong lộ trình vận chuyển. Điều này giúp xác định rõ tình trạng và định vị hiện tại của đơn hàng. Đặc biệt, nếu đơn hàng có bị thất lạc, việc cung cấp đúng thông tin sẽ giúp cho đơn vị vận chuyển dễ dàng tra cứu và nhanh chóng tìm ra được đơn hàng đã thất lạc hơn.

Đối với đơn hàng bị hư hỏng:

Liên lạc với người nhận hàng cùng sự chứng kiến của người giao hàng để kiểm tra – đánh giá mức độ hư hỏng của đơn hàng. Bên cạnh đó, xem xét lỗi hư hỏng hàng hóa là do shop đóng gói hàng hóa không đúng quy chuẩn hay lỗi do đơn vị vận chuyển không đảm bảo an toàn. Nếu là lỗi từ đơn vị vận chuyển, shop cần chứng minh rằng quá trình đóng gói hàng hóa của mình đúng quy chuẩn làm cơ sở để đơn vị vận chuyển có trách nhiệm đền bù hàng hóa cho shop.

Xem thêm Tất tần tật về quy trình đóng gói hàng hóa gửi đi toàn quốc mới nhất

Bước 2: Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Đối với đơn hàng bị thất lạc:

Nếu như cảm thấy đơn hàng khi tracking mà không đúng thời gian dự kiến thì shop có thể liên lạc trực tiếp đến đơn vị vận chuyển để hỏi xem đơn hàng có được vận chuyển thuận lợi hay trục trặc vấn đề gì không. Đồng thời, chủ shop nên tìm hiểu về chính sách đền bù hàng hóa của đơn vị vận chuyển và trao đổi trực tiếp với đơn vị để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

Đối với đơn hàng bị hư hỏng:

Sau khi đã xác nhận được mức độ hư hỏng từ đơn hàng và có cơ sở chứng minh rằng shop đóng gói hàng hóa đúng quy chuẩn, shop nên liên lạc với đơn vị vận chuyển để đối chiếu và yêu cầu đơn vị vận chuyển tiến hành đền bù hàng hóa như đã cam kết.

Bước 3: Liên hệ với khách hàng khi đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc

Đối với đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc:

Ngay khi nhận dược thông tin tình trạng đơn hàng xảy ra vấn đề thì chủ shop nên lập tức liên lạc đến khác hàng để thông báo về tình trạng và gửi lời xin lỗi chân thành đến khách hàng vì sự cố không mong muốn này. Đồng thời, các shop nên có các giải pháp giải quyết vấn đề và đề xuất phù hợp cho khách hàng như hẹn ngày gửi lại hàng hóa và đưa ra những ưu đãi dành riêng cho khách hàng. Mặt khác, những quy trình tìm kiếm đơn hàng thất lạc hay quy trình xem xét đền bù hàng hóa từ bên đơn vị vận chuyển sẽ tốn nhiều thời gian, shop cần thông báo đến khách hàng để khách nắm được thông tin

Xem thêm: Hướng dẫn shop online gửi hàng toàn quốc chi tiết nhất

Những điều cần lưu ý để tránh tình trạng đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc

Làm sao để tránh được tình trạng đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc cũng là câu hỏi khiến bao chủ shop phải nhức đầu. Không chỉ đối với các shop mới bắt đầu kinh doanh mà còn cả đối với các shop đã kinh doanh lâu năm. Bởi khi vấn đề hay tình huống xảy ra bất chợt, nếu mình không kịp bình tĩnh suy nghĩ hướng giải quyết mà vội vàng giải quyết cho nhanh thì vẫn có thể dẫn đến những sai sót về sau. Một số lưu ý giúp chủ shop giảm thiểu rủi ro tình trạng đơn hàng hư hỏng, thất lạc:

Phân loại hàng hóa và tối ưu quy trình đóng gói từng loại hàng hóa. Các loại hàng hóa phổ biến như: hàng có chất liệu thủy tinh gốm sứ, hàng thiết bị điện tử và hàng có thể cuộn tròn.
Đóng gói hàng hóa theo quy chuẩn của đơn vị vận chuyển mà bạn gửi hàng và sử dụng vật liệu đóng gói hàng hóa an toàn để lộ trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
Lưu giữ thông tin và kiểm tra thông tin vận đơn bao gồm người nhận gửi, người đặt hàng, người nhận hàng, … một cách cẩn thận để khi cần gấp có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin.
Trước khi gửi hàng shop nên kê khai giá trị hàng hóa theo quy định, đặc biệt đối với những mặt hàng có giá trị cao. Vì nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển, những đơn hàng đã được kê khai giá trị sẽ được đền bù hàng hóa thỏa đáng.
Nghiên cứu và hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa được an toàn từ quy trình giao hàng rõ ràng minh bạch cùng chính sách đền bù hàng hóa rõ ràng.

Tham khảo: So sánh phí ship của các đơn vị vận chuyển mới nhất 2024?

Kết luận

Tóm lại, trên đây là những nội dung xoay quanh việc làm sao để xứ đơn hàng bị hư hỏng và thất lạc trong quá trình vận chuyển, những điều cần phải lưu ý để tránh được tình trạng hàng hóa như hỏng, thất lạc cũng như mức độ ảnh hưởng của vấn đề này đối với các shop kinh doanh online. Hy vọng qua bài viết này, các shop có thể biết thêm được thông tin cũng như hướng giải quyết vấn đề nếu gặp trường hợp đơn hàng bị hư hỏng, thất lạc trong quá trình vận chuyển. Từ đó có thể bình tĩnh tìm ra hướng giải quyết tốt nhất và hài lòng khách hàng.

Nếu còn có thắc mắc hay có nhu cầu vận chuyển hàng hóa uy tín chuyên nghiệp, các shop hãy liên hệ đến Allship nhé! Giải pháp tích hợp vận chuyển Allship luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa của mọi khách hàng.Không tìm thấy schema.

Allship - Giải pháp tích hợp tối ưu vận chuyển cho nhà bán hàng

Tải app miễn phí và dùng thử ngay

Đăng ký Tải App