Đóng gói văn phòng phẩm như thế nào là điều mà những chủ shop kinh doanh dụng cụ thiết bị văn phòng phẩm hiện nay đều quan tâm. Không chỉ có những nhà bán hàng online mặt hàng văn phòng phẩm cần biết cách đóng gói văn phòng phẩm mà ngay cả những trung tâm, nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm bán tại địa phương cũng cần biết cách đóng gói mặt hàng này để vận chuyển hàng hóa đi xa hơn trong xu hướng nhà nhà người người mua sắm online như hiện nay. Theo dõi bài viết hướng dẫn cách đóng gói văn phòng phẩm một cách chi tiết dưới đây nhé!

Quy trình đóng gói văn phòng phẩm dành cho shop kinh doanh online

Lựa chọn và chuẩn bị dụng cụ đóng gói cần thiết, phù hợp

Trước khi bắt tay vào việc đóng gói văn phòng phẩm thì nhà bán hàng cần phải lựa chọn và chuẩn bị những dụng cụ phù hợp với kích thước sản phẩm để đóng gói văn phòng phẩm một cách hiệu quả. Ngoài việc lựa chọn bao bì dụng cụ để đóng gói văn phòng phẩm đảm bảo tính an toàn thì cũng cần phải đảm bảo tính thẩm mỹ cho những sản phẩm bên trong. Một số dụng cụ đóng gói hàng hóa văn phòng phẩm dành cho shop online mà shop có thể tham khảo như sau:

– Nilon, màng co: bao bọc sản phẩm giúp chống dính bụi bẩn, chống ẩm, giữ tình trạng sản phẩm luôn mới và nguyên vẹn khi hàng hóa sản phẩm đến tay người nhận.

– Bìa carton cứng, hộp/thùng carton: cố định văn phòng phẩm bên trong thùng carton để sản phẩm hạn chế xê dịch trong khi vận chuyển, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của văn phòng phẩm. Ngoài ra, khách hàng còn có thể tận dụng thùng, hộp carton để đựng các loại văn phòng phẩm.

– Ống nhựa kín 2 đầu: dùng để cuộn tròn văn phòng phẩm dạng mảnh như bản đồ, giấy tờ, tranh ảnh, tem nhãn dán trong ống nhựa giúp chúng chống thấm nước và khi lấy ra để dử dụng sẽ không bị gấp nếp và giấy tờ được phẳng phiu.

– Xốp bong bóng, mút: giúp bảo vệ thiết bị văn phòng trong quá trình vận chuyển được bảo đảm an toàn, hạn chế va đập, hư hỏng máy móc linh kiện bên trong sản phẩm.

– Xốp PE Foam: bọc sản phẩm chống bụi, giúp sản phẩm chống sốc, giữ các góc sản phẩm không bị rách và bị cong.

– Băng keo đóng hàng: cố định màng nilon quấn bên ngoài sản phẩm và niêm phong hộp/thùng/bìa carton đựng sản phẩm.

Xem thêm: Dụng cụ đóng gói hàng hóa phổ biến nhất hiện nay gồm những gì?

Phân loại và cách đóng gói từng loại văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là tên gọi chung bao gồm tất cả những vật phẩm đơn giản được sử dụng nhằm phục vụ các hoạt động văn phòng hàng ngày như: giấy in, bút viết, sổ, ghim, kẹp, keo, kéo, phong bì, túi bìa cứng, giấy note, bìa hồ sơ,… Vì thế, đóng gói văn phòng phẩm được phân loại như sau:

– Đóng gói văn phòng phẩm (đồ dùng văn phòng):

Đồ dùng văn phòng là tên gọi chung của những đồ vật phục vụ trong quá trình làm việc tại môi trường văn phòng, học tập và cả những nơi như nhà máy sản xuất, xí nghiệp. Một số đồ dùng văn phòng có thể kể đến bao gồm: bút viết, các loại giấy, các loại sổ, sách văn phòng, folder hồ sơ, cặp trình kính đựng tài liệu,…

Cách đóng gói văn phòng phẩm dạng mảnh, mỏng manh dễ thấm nước, dễ rách như: giấy tờ, tranh vẽ, bản đồ, báo, tạp chí, catalog, tài liệu, … cần được bọc kín sản phẩm bởi 2 lớp nilon hoặc màng co chống nước. Sau đó cuộn tròn cho vào trong ống nhựa hay ống bằng bìa carton cứng và bọc kín 2 đầu. Cố định nắp ở 2 đầu ống nhựa bằng băng keo.

Đóng gói văn phòng phẩm dạng đóng cuốn dày như sách, truyện, tập tài liệu, vở, … cần sử dụng màng bọc chống ẩm, ướt sau đó dùng xốp pe foam để bọc bên ngoài nhằm mục đích chống dập nát, rách góc cạnh của cuốn sách,… Cuối cùng là cho vào hộp carton có kích thước phù hợp và dán băng keo niêm phong.

– Cách đóng gói dụng cụ văn phòng phẩm:

Dụng cụ văn phòng phẩm là những sản phẩm hỗ trợ người dùng trong công việc hằng ngày của mình. Cụ thể như con dấu, ghim dập, dao rọc giấy, ghim cài, súng bắn keo, kẹp bướm, bấm kim, kéo cắt,…

Cách đóng gói dụng cụ văn phòng phẩm: với những dụng cụ văn phòng phẩm như ghim dập, ghim cài, bấm kim, … được đóng gói sẵn nhiều sản phẩm trong một bao bì hay dụng cụ như súng bắn keo, dao rọc giấy, … được đóng gói sẵn trong hộp thì nhà bán hàng không nên bóc tách sản phẩm mà nên để nguyên sản phẩm như nhà sản xuất đã đóng gói và bỏ vào trong túi nilon có băng keo niêm phong hoặc quấn xung quanh sản phẩm bằng co và xốp bong bóng để bảo vệ sản phẩm hạn chế dính bụi bẩn hay dính nước ẩm ướt, sau cùng là bỏ vào hộp carton có kích thước phù hợp và dán băng keo cố định không để sản phẩm rơi rớt ra ngoài.

– Đóng gói thiết bị văn phòng phẩm:

Thiết bị văn phòng phẩm bao gồm những vật dụng, trang thiết bị được sử dụng thường xuyên tại mỗi văn phòng, mỗi công ty. Chẳng hạn như máy in, máy scan, máy photocopy, máy ép plastic, máy hủy giấy, máy trình chiếu, máy in laser, máy chấm công, máy fax, tủ, kệ đựng hồ sơ tài liệu…

Những thiết bị máy móc này cần được đóng gói cẩn thận và kỹ càng nhằm bảo vệ sản phẩm cũng như những chi tiết bộ phận trong máy móc, thiết bị tránh tình trạng va đập, hư hỏng dẫn đến máy móc thiết bị khi đến tay người nhận hàng bị lỗi kỹ thuật ngưng hoạt động hay bị lỗi không thể hoạt động.

Cách đóng gói các thiết bị văn phòng phẩm như sau: sử dụng màng nilon, màng co để quấn sản phẩm trước, sau đó dùng xốp bọc các góc cạnh của sản phẩm và bỏ vào thùng/hộp carton vừa với kích thước sản phẩm. Chèn thêm những vật liệu chèn hàng chống sốc như xốp bong bóng, mút xốp, xốp pe foam vào những chỗ trống trong thùng carton để cố định sản phẩm và giúp sản phẩm chống bị trầy xước hay va đập khi vận chuyển.

Xem thêm: Tổng hợp quy chuẩn đóng gói hàng hóa theo từng ngành hàng 2024

Những điều cần lưu ý khi đóng gói văn phòng phẩm

Lựa chọn bao bì: thùng carton, túi nilon, túi nhựa loại mới, chất lượng cao không bị rách, lủng lỗ và có độ bền cao, khả năng chống thấm nước tốt.
Kích thước bao bì đóng gói văn phòng phẩm phù hợp với kích thước sản phẩm, tránh làm biến dạng sản phẩm gây mất thẩm mỹ hay hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra kỹ số lượng và sản phẩm chi tiết đi kèm khi đóng gói văn phòng phẩm như: ghim bấm, kẹp bươm bướm, kẹp giấy, ghim cài,…
Không nên bóc mở những sản phẩm đã được đóng gói niêm phong riêng biệt từng sản phẩm từ nhà sản xuất.

Xem thêm: Kinh nghiệm đóng gói hàng hóa gửi đi tỉnh thành đảm bảo an toàn?

Kết luận

Trên đây là những nội dung chi tiết hướng dẫn nhà bán hàng cách đóng gói văn phòng phẩm và những điều cần lưu ý trong quá trình đóng gói để hạn chế những rủi ro khi vận chuyển hàng hóa văn phòng phẩm đến tay người tiêu dùng. Mong rằng qua bài viết này, nhà bán hàng sẽ biết thêm nhiều thông tin hữu ích cho hoạt động kinh doanh của mình. Nếu còn điều gì thắc mắc về đóng gói văn phòng phẩm hay cần tìm đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín giá tốt để phục vụ cho hoạt động kinh doanh văn phòng phẩm online thì hãy liên hệ Allship ngay nhé. Giải pháp vận chuyển Allship luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng cũng như nhà bán hàng nhanh nhất có thể!